Ilmenau

Am Anfang standen eine Idee, das Team und ein leeres Blatt Papier

Der Weg zu einem erfolgreichen Projekt stellt Rotaract Clubs vor zahlreiche Herausforderungen.
Wie man diese mit kreativen Ideen und Durchhaltevermögen meistert, zeigt der RAC Ilmenau.

Von Juliane Müller und Daniel Laqua | RAC Ilmenau

Ein Mädchenflohmarkt für die Stadt Ilmenau. Für einen guten Zweck sammeln, aber nicht aufdringlich sein – das war die Vision von Juliane Müller und Daniel Laqua vom RAC Ilmenau. – Foto Daniel Laqua

Idee

Am Anfang des Projektes stand zunächst nur die Idee eines Mädchenflohmarktes im Raum. Hinzu kam die Motivation durch ein anderes Projekt: Als Gast beim Rotary Club Ilmenau nahm Daniel Laqua am Vortrag der Governor Christine Büring vom District 1950 teil, wobei er zum ersten Mal vom Projekt „Sanitation for Education“ erfuhr. Ein paar Tage zuvor hatte Juliane Müller bereits überlegt, dass es doch eine echt tolle Sache wäre, in Ilmenau einen sogenannten Mädchenflohmarkt durchzuführen. Beim gemeinsamen Auswerten des Vortrages kam beiden schließlich die Idee, das Ganze zu kombinieren und ein großes Projekt daraus zu machen. Ein Projekt quasi von Mädchen für Mädchen.

Planung

Schnell war klar, das wird eine Menge Arbeit und eine weitere Person wird im Team benötigt. Dritter im Bunde sollte schließlich Gunnar Maaß sein, selber zu diesem Zeitpunkt noch kein Rotaracter aber guter Freund mit entsprechender Projekterfahrung. Ein erstes Projekttreffen wurde schnell einberufen und in einem ersten Brainstorming wurden alle relevanten Inhalte und Aufgaben definiert und dokumentiert. Es wurden klare Zuständigkeiten zugeteilt. Juliane, selber Vollzeitbloggerin, gibt dem Mädchenflohmarkt ein Gesicht und kümmert sich um das Design sowie die PR (Social Media und Co.). Daniel als Ingenieur kümmert sich um die IT und die Kommunikation bzw. Koordination. Gunnar, Student der Medienwirtschaft, bringt seine Erfahrung aus dem Bereich der Finanzplanung und Budgetierung ein und teilt sich mit Daniel die Sponsorenakquise. Aus dem erstellten Projektstrukturplan wurde dann ein Projektablaufplan geniert. Darin wurden zwei entscheidende Deadlines definiert: Die erste und wichtigste Deadline: Abschluss der Sponsorenakquise. Würde bis zu diesem Zeitpunkt nicht genug Geld bereitstehen, würde die Veranstaltung nicht durchgeführt werden können und somit abgesagt. Die zweite Deadline stellte einen Zwischenstand der Buchungen an Verkaufsständen dar. Sollte zu wenig Interesse bestehen, sollte die Aktion abgebrochen werden ohne unnötige Gelder für weitere Schritte auszugeben. Somit erklären sich auch, die zwei Phasen der Werbung. In der ersten Phase hieß die Zielgruppe „potentielle Verkäuferinnen“, in der zweiten Phase „potentiellen Besucher der Veranstaltung“.

Werbung

Zur Werbung ist zu sagen, dass wir uns anfangs ausschließlich auf Facebook konzentrieren wollten, aber schnell merkten, dass es immer schwerer wird Menschen über Facebook zu erreichen. Vor allem jüngere Generationen halten sich überwiegend auf Instagram auf und so entschieden wir uns auch hier einen Account anzulegen und Twitter ebenfalls zu bespielen. Um einen Wiedererkennungswert zu schaffen, haben wir uns von Anfang an für ein Corporate Design entschieden und haben dieses auch bis ins Detail beibehalten. Es war uns auch wichtig, die Veranstaltung als das zu lassen was sie ist, ein Mädchenflohmarkt. Es sollte bewusst nicht als Werbeveranstaltung für Rotaract oder Rotary stehen, sondern die Leute eher beiläufig merken lassen, wer hinter dem Ganzen steht und sich hinter den Kulissen um alles kümmert.

Ziel des Mädchenflohmarktes war es neben der Spendensammlung ganz klar, auch etwas für unsere Stadt zu tun. Ein kulturelles Event zu schaffen. Etwas, das ausnahmsweise mal nichts mit der sonst omnipräsenten Technischen Universität Ilmenau zu tun hat. Deswegen entschieden wir uns auch bewusst für einen zentralen Veranstaltungsort mitten in der Stadt, fern von der Uni.

Auch den Aspekt der Spendensammlung haben wir sehr sanft ins Marketing eingebaut, ohne aufdringlich zu wirken. Nach und nach, um dem Mädchenflohmarkt seine Leichtigkeit und das Feeling des perfekten Mädelstags zu lassen, wurde während den Werbephasen immer mal wieder der gute Zweck genannt und erklärt sowie auf Plakaten und Flyer ein neugierigmachender Hinweis gesetzt: „Ein Projekt mit Herz“

Ohne Werbung keine Stände. Mit Fotos, Videos und Facebookauftritt machter der Club auf sich aufmerksam. – Video Juliane Müller